Een goed event begint met een helder plan én een realistisch eventbudget. Dat klinkt logisch, maar in de praktijk lopen veel planners hier tegen uitdagingen aan. Hoe maak je een overzicht dat klopt, ruimte laat voor onverwachte kosten en je helpt om de juiste keuzes te maken?

Bij The Event Planning Network weten we dat een duidelijk eventbudget je helpt om grip te houden op je project. In deze blog nemen we je stap voor stap mee in hoe je dit aanpakt – met voorbeelden, tips en dingen waar je misschien nog niet aan had gedacht.

1. Begin bij het doel van je event

Voordat je met bedragen gaat schuiven, moet je helder hebben waarom je het event organiseert. Gaat het om klantenbinding, interne waardering, netwerken of het vieren van een mijlpaal?

Wat je doel ook is, het bepaalt waar je wel en geen geld aan uitgeeft.

Voorbeeld:
Een intern personeelsfeest vraagt om gezelligheid, muziek en lekkere hapjes. Een congres voor klanten of partners vraagt juist om goede techniek, sprekers en professionele branding.

Tip:
Schrijf het doel van je event op in één duidelijke zin. Dat helpt je later bij het maken van keuzes in je eventbudget.

2. Breng alle verwachte kosten in beeld

Het overzicht van je kosten is de basis van je eventbudget. Zet alle onderdelen op een rij – hoe groot of klein ook – zodat je geen verrassingen tegenkomt.

Veelvoorkomende posten zijn:

– Locatiehuur
– Catering (eten, drinken, dieetwensen)
– Techniek (licht, geluid, livestream)
– Beeldmateriaal (fotografie, video)
– Sprekers of entertainment
– Branding, drukwerk of digitale visuals
– Goodiebags of giveaways
– Registratiesysteem of ticketing
– Transport & logistiek
– Personeel of crew
– Eventsoftware of tools
– Verzekeringen
– Onvoorziene kosten

Tip:
Werk met een overzicht in Excel of Google Sheets waarin je per post een geschat bedrag, een definitief bedrag en een opmerking kunt zetten.

3. Vraag offertes op en vergelijk

Zodra je weet wat je nodig hebt, is het tijd om leveranciers te benaderen. Laat je niet leiden door alleen de prijs: kijk goed naar wat er wel en niet inbegrepen is.

Voorbeeld:
De ene cateraar biedt een scherp tarief maar rekent extra voor dieetopties en bediening. De andere is iets duurder, maar all-in. Reken het goed door op het totaalplaatje.

Tips:

1. Vraag minimaal 2 offertes per categorie.
2. Vraag altijd of reiskosten, op- en afbouw en btw zijn inbegrepen.
3. Check ook de annuleringsvoorwaarden.

Zo kun je realistisch inschatten of een partij past binnen je eventbudget.

4. Denk ook aan inkomsten en alternatieve financiering

Als je evenement commercieel is of openstaat voor partners, dan kun je ook inkomsten meenemen in je eventbudget. Denk aan kaartverkoop, sponsoring of een bijdrage van een hoofdsponsor.

Voorbeeld:
Bij een netwerkborrel kun je werken met tickets van €25. Als je 80 gasten verwacht, levert dat €2.000 op. Dat bedrag kun je dan meenemen bij het bepalen van je budgetruimte.

Tips:
1. Ga uit van een realistisch aantal deelnemers (liever iets te voorzichtig dan te optimistisch).
2. Verdeel je begroting in minimaal, verwacht en maximaal scenario.
3. Zet inkomsten niet tegenover luxe-uitgaven, maar als aanvulling op je basisbudget.

5. Reserveer een post voor onvoorziene kosten

Bij elk event gebeuren er dingen die je vooraf niet had bedacht. Een spreker die last-minute afzegt en vervanging nodig heeft. Slecht weer waardoor je extra tenten moet huren. Een aanpassing in de techniek.

Daarom is het slim om standaard een aparte post in je eventbudget op te nemen voor onvoorziene kosten.

Tip:
Houd hiervoor 10% van je totale budget aan. Als je event €10.000 kost, reserveer dan €1.000 voor dit soort situaties.

Voorbeeld:
Je dacht dat je met één microfoon genoeg had, maar vanwege de opstelling zijn er twee extra headsets nodig. Kosten: €300. Geen stress, want je hebt ruimte in je onvoorzien-post.

6. Schuif slim met posten als het ergens tegenvalt

Loopt een onderdeel duurder uit? Dan hoef je niet meteen je hele eventbudget overhoop te gooien. Je kunt ook schuiven.

Voorbeeld:
Je techniek valt duurder uit omdat je toch een extra scherm nodig hebt. Dan kun je besparen op bijvoorbeeld drukwerk: maak de programmaflyers digitaal en bespaar op printkosten.

Tips:
1. Bespreek met je opdrachtgever waar eventueel op bezuinigd kan worden.
2. Zet vaste onderdelen zoals locatie en techniek bovenaan, en minder essentiële posten onderaan.
3. Houd alle aanpassingen bij in je spreadsheet, zodat je achteraf kunt evalueren.

7. Houd je eventbudget bij tot en met de eventdag

Een veelgemaakte fout: je stelt je eventbudget op, maar kijkt er daarna nauwelijks meer naar om. Terwijl juist tijdens de voorbereidingen van alles verandert. Leveranciers sturen aangepaste offertes, er komen last-minute verzoeken binnen, of je voegt zelf iets toe.

Tips:

1. Plan vaste momenten in om je budget bij te werken (bijv. elke vrijdag).
2. Gebruik één centrale plek (Excel, Google Sheet of een tool zoals Trello of Airtable).
3. Deel je budget alleen met mensen die er ook daadwerkelijk in werken of beslissingen nemen.

8. Evalueer je budget achteraf

Een event is pas echt afgerond als je weet hoe het financieel is gegaan. Door je geschatte kosten naast de werkelijke uitgaven te leggen, zie je waar je goed zat – en waar niet.

Voorbeeld:
Je had €1.000 gerekend voor catering, maar gaf uiteindelijk €1.400 uit door extra dieetopties en drankjes. Goed om mee te nemen voor de volgende keer.

Tips:

1. Zet de ‘afwijkingen’ per post onder elkaar.
2. Schrijf op waarom bepaalde posten hoger of lager uitvielen.
3. Gebruik het als input voor je volgende eventbudget.

Tot slot

Een eventbudget is geen administratief klusje, maar een belangrijk hulpmiddel dat je overzicht, rust en controle geeft. Door vooraf goed na te denken, onderweg flexibel te blijven en achteraf te leren van wat er gebeurde, til je je eventplanning naar een hoger niveau.

Werk je regelmatig aan events? Maak dan een eigen sjabloon voor je eventbudget dat je steeds kunt hergebruiken. Bij TEPN werken veel leden op die manier – en ze besparen er tijd én geld mee.

👇 Meer leren en inspiratie opdoen?

Wil je meer tips, ideeën en inzichten van andere eventprofessionals?
Word lid van The Event Planning Network en krijg toegang tot een community vol inspiratie, kennis en uitwisseling over alles wat komt kijken bij zakelijke events – van budget tot beleving.

👉 Word lid van TEPN