Als eventplanner heb je genoeg aan je hoofd: strakke deadlines, veeleisende opdrachtgevers en steeds veranderende verwachtingen. Gelukkig leven we in een tijd waarin slimme digitale tools je leven een stuk makkelijker kunnen maken. Of je nu een doorgewinterde professional bent of net begint als freelance eventplanner – deze 5 tools helpen je efficiënter werken, fouten voorkomen en je events naar een hoger niveau tillen.

In deze blog delen we 5 onmisbare event tools voor 2025. Van projectmanagement tot uitnodigingen en van registratie tot AI-ondersteuning: hiermee ben je helemaal klaar voor een succesvol eventjaar.
Of je nu werkt aan een congres, bedrijfsfeest of netwerkborrel: met de juiste tools voor eventplanners houd je grip op elk onderdeel van het proces.

1. Trello of Asana – overzicht in je planning

Een goed begin is het halve werk. En in de wereld van evenementen betekent dat: overzicht en structuur. Tools als Trello en Asana zijn ideaal voor het organiseren van je to-do’s, deadlines en verantwoordelijkheden.

Trello werkt met borden en kaarten, perfect voor visueel ingestelde planners.
Asana is iets uitgebreider en handig als je met meerdere partijen samenwerkt.

Beide event tools zijn gratis in de basis en worden veel gebruikt door freelancers en bureaus. Voeg hier je draaiboek, leveranciersinformatie en deadlines toe en je hebt alles overzichtelijk bij de hand.

👉 Tip: Gebruik kleurcodes en labels voor snelle navigatie tijdens drukke eventdagen.

2. Canva – snelle, professionele visuals maken

Je hoeft geen grafisch vormgever te zijn om aantrekkelijke uitnodigingen, moodboards of social media posts te maken. Met Canva ontwerp je in een handomdraai professioneel ogende visuals.

Je kunt kiezen uit duizenden sjablonen en elementen die je naar wens kunt aanpassen. Denk aan:

– Uitnodigingen voor personeelsfeesten
– Moodboards voor klantenpresentaties
– Instagram-posts voor eventaankondigingen

Canva is een van de meest toegankelijke tools voor eventplanners die visuele impact willen maken zonder grafische ervaring.

Dit bespaart je niet alleen tijd, maar zorgt er ook voor dat je er als professional uitspringt bij je doelgroep.

👉 Bonus: Canva Pro biedt de mogelijkheid om je eigen huisstijl op te slaan – handig als je met vaste klanten werkt.

3. Google Forms of Typeform – voor registratie en feedback

Een soepele gastenregistratie of feedback verzamelen na je event? Met event tools zoals Google Forms of Typeform regel je dat zonder ingewikkeld ticketsysteem.

Google Forms is gratis en eenvoudig in gebruik – ideaal voor snelle RSVP’s of evaluaties.
Typeform is visueel aantrekkelijker en perfect als je een hogere respons wilt.

Voor zakelijke evenementen, borrels of workshops zijn deze tools ideaal, zeker bij kleinschalige of besloten events.

👉 Gebruikstip: Koppel je formulier aan een Google Sheet om automatisch lijsten te genereren.

4. ChatGPT – jouw slimme assistent voor draaiboeken en teksten

AI is niet meer weg te denken in 2025 – en als eventplanner kun je er slim gebruik van maken. ChatGPT helpt je onder andere met:

– Het opstellen van draaiboeken en planningen 
– Ideeën brainstormen voor thematische events
– Het schrijven van e-mails, uitnodigingen of social posts
– Het maken van checklists of begrotingsvoorstellen

Of je nu werkt aan een groot bedrijfsfeest of een intieme netwerkborrel: deze event tool bespaart je enorm veel tijd.

Eventprofessionals ontdekken steeds meer de kracht van ChatGPT als digitale sidekick. Let er wel op dat je altijd nog zelf controleert en aanpast – het blijft jouw event.

👉 Tip: Experimenteer met Nederlandstalige en Engelstalige prompts om te zien wat de beste output geeft.

5. Eventbrite of Mews – ticketing & locatiebeheer

Voor grotere events of als je werkt met toegangsregistratie, zijn event tools als Eventbrite en Mews onmisbaar.

Eventbrite is een van de bekendste platforms voor eventregistratie en ticketverkoop. Ideaal voor zakelijke bijeenkomsten, seminars of open trainingen.

Mews is met name interessant voor eventlocaties: het biedt alles van reserveringen tot facturatie en gastbeheer.

Beide event tools helpen je om processen te automatiseren en je event professioneler aan te pakken. Zo houd je meer tijd over voor de inhoud van je event én creëer je een soepele ervaring voor je gasten.

👉 Let op: Check altijd de transactiekosten en mogelijkheden om het platform te ‘branden’ met je eigen huisstijl.

Bonus: The Event Planning Network – jouw netwerktool

Naast tools voor planning en promotie, is het ook slim om jezelf en je bedrijf zichtbaar te maken in een relevant netwerk. The Event Planning Network (TEPN) is hét platform voor eventplanners, leveranciers en locaties in de zakelijke eventsector.

– Vind en word gevonden via de Members Guide
– Deel je eigen blogs, events of tools
– Verbind je met andere professionals via de online community

Een handige aanvulling op de event tools die je in 2025 gebruikt – en een mooie manier om je netwerk uit te breiden.

Tot slot

Welke van deze event tools voor 2025 gebruik jij al? En welke ga je dit jaar proberen? Laat het weten in de reacties of deel je favoriete tool in onze community!

👉 Nog geen lid van The Event Planning Network? Sluit je aan als Founding Member – gratis voor de eerste 150 leden!